「ヱビスビール」を始めとしたアルコール飲料ブランドを幅広く展開するサッポロビール株式会社様。同社ならびに同社グループ会社は計1,000台を超える社有車を適正に管理するため、10年以上前より他社の車両管理BPOサービスを利用してきましたが、2023年3月、車両管理体制の見直しを目的として芙蓉オートリースの車両管理BPOサービスへの切り替えを行ないました。当時抱えていた課題や車両管理BPOサービスの切り替えを決断されたきっかけ、切り替えによって得られた効果などについて、同社人事総務部 総務グループリーダーの秋山卓也様、総務グループで車両管理業務を担当している前嶋麻美様に伺いました。

これまでの車両管理BPOサービスを利用する中で抱えていた課題とは？

サッポロビール様ならびにグループ各社では日本全国の各事業所で使用している社有車計約1,000台の管理のため他社車両管理BPOサービスを利用されていましたが、当時どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

（ 秋山様 ）

当グループでは車両管理BPOサービスを利用し、当社を総合窓口としてグループ内における車両管理体制の見直しや管理水準の統一化を図っています。また、導入しているテレマティクスによる分析結果を基に稼働率の低い社有車の減車や配置転換、レンタカーやカーシェアリングへのシフトを検討するなど、社有車台数の最適化も積極的に実施しています。こうした取り組みにより、給油代や駐車場代も含めた社有車管理全般にかかるコスト削減を推進しています。

一方、コスト削減のために社有車の台数を減らしていく中で、管理台数の減少により元々利用していたBPO会社からは社有車1台当たりサービス料単価の見直し依頼がありました。社有車管理全般のコスト削減をグループ全体の取り組みとして推進していることもあり、車両管理BPOサービスの契約についてもいずれ見直しが必要だと考えていました。

また、総務グループの車両管理担当者が担っている業務負担の軽減も課題でした。10年以上車両管理BPOサービスを利用する中で、当社も人事異動などにより事務業務の引き継ぎが十分に行なわれなかったり、業務が属人化していたりと改善しなければいけない点も少しずつ見えてきました。それ以外にも当社を取り巻く社会的な環境変化によって複雑化した業務や新たに発生した業務などもあり、車両管理担当者の業務負担が徐々に膨らんでいる状況になっていました。

（ 前嶋様 ）

車両管理業務の中で特に大変だったのが支払い業務です。社有車に関連するものだけでも、オートリース以外に駐車場や給油カード、ETCカードなどの支払い業務が発生します。当然ながら各社で請求書の形式や支払い日が異なるため、それぞれのタイミングで作業を行なう必要がありました。また、各請求データを精査して事業所ごとに仕分ける作業を手作業で行なっていたため、支払い日の前後にはそれらの業務にかかりきりになってしまう状態でした。

さらにリース車両の契約業務にも課題がありました。リース車両１台ごとに契約書が発行されるため、その内容確認や捺印申請などにも多くの時間がかかっていました。社内の決裁権者がすぐに捺印対応できず、返送期間が迫っている場合には速達で返送するなどの個別対応も都度発生していました。

加えて、車両管理に関する業務フローが機能せず、各事業所からの問い合わせが直接総務グループに届いてしまい、総務グループがBPO会社やリース会社とやり取りしないといけないこともありました。私自身、自動車や車両管理にまつわる単語・関連法令に詳しいわけではないので、こういったやり取りにも非常に苦慮していました。車両管理以外にも担当業務がある中で対応していたこともあり、車両管理業務の効率化や業務フローの改善が必要だと感じていました。

熱意あるヒアリングと的確な提案が車両管理BPOサービス切り替えのきっかけに

車両管理体制に課題を抱える中、芙蓉オートリースの車両管理BPOサービスに切り替えることになったきっかけについて教えてください。

（ 秋山様 ）

車両管理体制の見直しを検討しようとしていたタイミングで、ちょうど芙蓉オートリースから車両管理BPOサービスの切り替えに関する提案がありました。

芙蓉オートリースは当社の現状や抱えている数々の課題について丁寧なヒアリングを行なった上で、それぞれの課題に対して明確で具体的な解決策を提示してくれました。何度か打合せを重ねる中で以前から抱えていた車両管理における課題解決の糸口が見えたように感じました。これがきっかけとなり車両管理BPOサービスの見直しを行なうことを正式に決断しました。

見直しを行なうにあたっては当社規定により入札という形をとりました。芙蓉オートリースや前BPO会社を含む計4社に声掛けし、各社から当社車両管理業務の改善についてプレゼンテーションを受けました。その結果、芙蓉オートリースを新たなパートナーとして契約を締結することとなりました。

しっかりとしたヒアリングに基づく、当社の課題や求めるポイントを的確に押さえたプレゼンテーション内容から、「ぜひ芙蓉オートリースにやらせてほしい」という強い熱意や本気度を感じられたことが最終的な契約の決め手になったと思います。

きめ細やかに寄り添うフォロー体制で、安心感をもって運用開始へ

車両管理BPOサービスの切り替えが決定してから運用開始までの約3か月間、サッポロビール様ではどのように準備を進めていったのでしょうか？

（ 前嶋様 ）

前BPO会社との間で使用していた業務マニュアルや車両管理データなどを芙蓉オートリースに引き継ぐところから準備が始まりました。しかし、契約上の制約から新旧BPO会社による直接の引き継ぎ作業はできないためすべて当社経由で対応しなければならず、その部分では苦労しました。

また、実際に引き継ぎ内容を確認したところ、業務マニュアルの記載内容が現在の業務実態と異なっていたり、車両管理データの内容が最新の情報に更新されていなかったりと車両管理業務をスムーズに引き継ぎできる状況ではありませんでした。そこで、まずは現在の業務内容を洗い出してマニュアルとの齟齬をなくす、車両管理データを最新の状況に更新するといったあるべき姿に合わせる作業が必要でした。

その上で、支払い業務や契約業務などの当社が抱えていた課題に対する新たな車両管理業務について作業スケジュールや業務フローを策定していきました。

運用開始までに多くのハードルがあった中で、芙蓉オートリースからはどのようなサポートがありましたか？

（ 前嶋様 ）

切り替え準備は、これまでの車両管理業務の内容と膨大な車両管理データの整理もあり非常に大変な作業でした。そのため、芙蓉オートリースの担当者と電話やメール、Web会議ツールなどを活用してほぼ毎日連絡をとりながら協力して準備を進めていきました。

まず、リース車両の使用者情報や駐車場の情報、ETCカードや給油カードの利用状況などの更新されていなかった車両管理データと実態を突合しつつ、業務実態や当社課題をひも解きました。その上で業務マニュアルの内容を整理し、新たな業務フローを策定するという作業を芙蓉オートリースと連携して取り組みました。

芙蓉オートリースは、車両管理がスムーズに行なえるように私たちの先回りをして様々な提案をしてくれました。社有車を入れ替える際に発生する業務や法的な手続きなど、これまで対応に苦慮していた業務についても効率的な業務フローを提示してくれたので大変助かりました。

芙蓉オートリース担当者の日頃の対応から当社に寄り添ったコミュニケーションを心がけてくれているのが伝わり、細かな相談もしやすかったです。また、私が改善したい業務や困っている業務を伝えるとしっかりくみ取ってフォローをしてくれるので、そうした親身な対応も本当にありがたかったです。

「大切なパートナー」として、お互いメリットのある車両管理BPOサービスを構築したい

2023年3月より芙蓉オートリースによる車両管理BPOサービスが開始となりました。現在の運用状況を踏まえ、切り替えによる成果やメリットがあれば教えてください。

（ 前嶋様 ）

芙蓉オートリース内に当社専用の車両サポートデスクを設けてもらい、ほぼすべての業務が車両サポートデスクを介して行なわれる体制を整備することができました。

車両管理に関する対応窓口を芙蓉オートリースに一本化したことで、各事業所から総務グループへの問い合わせや総務グループとリース会社との直接のやり取りもなくなりました。社内外からのイレギュラーな問い合わせについても、自動車や車両管理に詳しい芙蓉オートリースの担当者が要点を整理し、対応方法の提案とセットにして私のところに届けてくださるのでスムーズに対応できるようになりました。当初課題としていた支払い業務や契約業務についても芙蓉オートリースの車両管理BPOサービスによって大幅に業務が削減されました。私にとっては一緒に課題解決を目指してくれるパートナーという感じで非常に助かっています。

一方で、まだまだ改善できるところや新たに見直しが必要な業務も出てきており、当社の目指す車両管理まで進化の余地があるとも感じています。そのため、今後も引き続き芙蓉オートリースと協力して課題解決に取り組んでいきたいと思っています。

（ 秋山様 ）

車両管理BPOサービスの切り替えにより車両管理コストは確実に減少しています。これも1つの成果と言えますが、それと同時に業務面での気付きをたくさん得られたことが何より大きいと感じています。

リース車両や給油カード、ETCカードなどの各事業所で対応する業務については基本的に総務グループで詳細まで把握することはしていませんので、トラブルなどで報告が届く一部のものを除けば概ねうまく回っているものだという認識でした。しかし、車両管理BPOサービスの切り替えをきっかけに車両管理の業務状況を精査したことで事業所ごとの業務水準にばらつきが出ていることが把握できました。

当社では年2回の人事異動によって担当変更が発生するため、それまで車両管理に一切携わってこなかった者が事業所における車両管理担当者になることもあります。そのような場合でも車両管理BPOサービスがスムーズに運用できるよう、適切な業務引き継ぎにより必要な知識を確実に身に付けられるような仕組みを作らなければいけない、という新たな課題も見えてきました。

車両管理に関する業務水準を全社レベルで一定以上に引き上げるような取り組みは現場の引き継ぎだけで完結させるのではなく本社主導で行なっていくことが必要です。今後も芙蓉オートリースの力も借りながら、引き継ぎ手順書や業務マニュアルの整備も進めていきたいと思います。

まだまだ様々な取り組み課題があるとのことですが、今後、芙蓉オートリースの車両管理BPOサービスに期待することについて教えてください。

（ 前嶋様 ）

車両管理BPOサービスの提案をいただいた当初からこれまで一緒に寄り添って歩んでいただいて本当にありがたく思っています。毎日社有車は稼働していますので日々様々なことが起こりますが、いつでも解決する方向へ導いてくれるので非常に心強く、業務負担はもちろんですが心身の負担も減ったように感じています。

運用開始当初はスムーズな切り替えを最優先し、基本的に前BPO会社のやり方を踏襲してもらっていましたが、少しずつ各業務をブラッシュアップしていく段階にシフトし始めたところです。客観的に見て当社に不足しているところや非効率な作業があれば教えていただきたいですし、改善に向けてともに取り組んでいければ嬉しいです。

（ 秋山様 ）

私たちにとって芙蓉オートリースは大切なパートナーです。私も前嶋も心からそのように思っていますし、各事業所の車両管理担当者にもそのつもりで関わってほしいと伝えています。

車両管理BPOサービスを運用していく中で課題は必ず出てくると思います。そうした課題が発生したとき、私たちに改善すべき点があれば芙蓉オートリースには率直に伝えてほしいと思っています。当社にとっては耳が痛いこともあるかもしれませんが、よりよい車両管理のためにしっかりと受け止めて解決してきたいと考えています。

これまで一緒に仕事をしてきて関係性はしっかりと築けていると思っていますし、多少のことでは信頼は揺るがないと確信しています。私たちも芙蓉オートリースのよきパートナーとして、お互いにメリットのある車両管理BPOサービスの形を構築していきたいと思っています。